たった1週間で残業時間を3割削減！働き方改革を

こんにちは。フトマキです。

会社勤めをしていると、定時に帰ることってなかなかできないですよね？

さすがに電通の事件もありましたから、朝まで徹夜で働いて、翌日はそのまま業務を行うという過酷な仕事は少なくなっていると思います。

しかし、どの業種・職種の仕事についていてもまだまだ残業無しで仕事を終えることは難しいのが現実です。

この記事では残業を3割減らすために必要な考え方と対処法について紹介していきます。

それでは早速いってみましょう！

目次

１）残業を削減しないといけない社会的背景と働き方改革

まず、なぜ残業を減らさないといけないのでしょうか？そこから考えていきましょう。

この時期に安倍首相が「働き方改革」を提唱し、一億総活躍社会の実現に向けて取り組みを始めるには理由があります。

それは『労働力人口の大幅な減少』です。

労働力人口とは15～64歳の生産年齢人口の事ですが、1990～2000年代をピークに減少をはじめ、今後はさらにそのペースは早まっていくことが想定されています。

ということは日本国全体としての生産力は減少し、経済も停滞していくことになります。

それは避けなければいけないですよね？

労働力不足を解消する方法は大きく３つ考えられます。

１、労働力を増やす（女性や高齢者）

２、出生率を上げて将来の労働力を増やす

３、労働生産性を上げる

簡単にまとめると、女性や高齢者に活躍してもらいながら、出生率を高めつつ、効率的に生産性を向上させていくことが求められているのです。

すごい難しいことを言っていると思いませんか？

これを実現させるためには今の仕事のやり方を見直し、無駄な部分を削減して、効率的に仕事を行い労働時間を短縮する必要があります。

女性に子供を産めと言いながら、残業も行えなんて言えないですからね。

実際、日本の労働生産性はOECD加盟国35カ国中22位で、主要7カ国の中では最下位になっていおり、改善が急務となっているのが現状です。

２）残業が減らない原因

実際の労働現場で残業が減らない原因はいろいろあります。

例えば、、、

・行わなくても良い仕事を「今までやってたから」という理由で継続している

・そもそも残業代を見込んで生活設計をしている

・上司が仕事をしていると帰りにくい雰囲気がある

・能力が高い人に業務が集中し帰れなくなる

・突発的な発注が夕方に入る

などが考えられます。「自分も当てはまっている」と思った人は改善の余地ありですね（笑）

上記のような原因を排除するためには対策を講じる必要があります。

・やるべき仕事のみに集中して取り組めるように仕事を精査する

・残業代がなくても生活が成り立つように会社の賃金制度を改訂する

・上司のマネジメント能力（自己管理能力）を向上させる

・社員の能力開発を行い仕事を分散させる

・定時以降の注文は受け付けない仕組みにしてしまう

自分で買う善できることと、できないことがありますよね。

こういう場合の考え方を以下に記載します。

３）残業を減らす為の基礎的な考え方は『仕事の総量を知ること』と『自分のできることだけをすること』

そもそも残業を減らす為には自分の仕事の全体像を把握する必要があります。

自分の現在行っている仕事やこれから行おうとしている仕事を内容を紙に書き出してみましょう。

そして書き出した仕事を１週間のスケジュールの中のどこで処理をするか決めてみましょう。その際、１日８時間という決められた時間の中で書き出した仕事を処理する方法を考えましょう。そうしないとスケジュールの意味がないですからね。

もし時間内に終わらないようであれば、終わらせるための対策を考えます。

・やらなくて良い仕事はないか？

・手順を短くできないか？

・無駄に完成度を高めすぎていないか？

きっと自分が思っていたよりも時間は短くできると思います。

そして、もう一つ本当に大事な考えは『自分で改善できるものしか考えない』という事です。

よく「会社が悪いんだよ‥。」ということを言っている人がいます。

本当に層かもしれませんが、自分の残業を削減するという観点に立った場合、この考え方は全く意味がありません。

自分の力で変えることができないことを考えても労働時間は減らないからです。

それであれば、自分で改善可能なものに注力した方が良いです。

直接効果が出ますからね。普段、「会社が‥」という言葉が口癖になっている人は注意してみてください。

４）残業削減のための具体的な対処法４選

実際に業務を短縮するための方法はたくさんありますが、ここでは特に効果が高いと考えられるものを４つ紹介します。

・全体スケジュールの把握

長期のスケジュールを確認してから、短期のスケジュールを決めましょう。(年➡月➡週➡日）

このように考えないと目先の仕事ばかりに追われ、本当に大事な仕事を後回しにしてしまう可能性があります。

何事も初めの計画が大事なのです。

・TODOリストとタスク分け

１日に行うべき仕事を前日の夜までにリストアップし、朝から全力で取り組める環境を作りましょう。

朝会社に着いてから「さて何をしようか？」と考えるのは時間の無駄です。前日に決めておけば、会社に着いてパソコンを立ち上げるなりトップスピードで仕事をこなすことができます。

また、前日までに何をするか決めておくことで、どのように仕事を進めたらよいか考える時間をとることができるようになります。これがあるのと無いのとでは大きな違いです。

そしてリストアップした仕事を分類別にグループ分けし、決まった時間で一斉に処理をすると効率的に仕事を進めることができるようになります。

例えば、メールの処理、外出予定、電話対応などの時間を決めておきましょう。

その時間が来たらスムーズに処理することができるはずです。

・自分一人で作業する時間もスケジュールに組み込む

スケジュールの管理は多くの人が手帳やスマホなどのアプリなどで行っています。

そのようなツールを使うことは重要な事なのですが、大多数の人が他人とのアポなど予定しか記入していなかったりします。

本当にもったいないです！！

スケジュールは他人とのアポももちろん入れますが、自分の仕事をいつやるかも記入することをお勧めします。

人は他人との約束を優先し、自分の仕事を後回しにする傾向があります。その考え自体は別に良いと思いますが、残業削減という点で見ると赤点も良いところです。

なぜなら自分の仕事をする時間を決めておかないと、自分の仕事は定時が過ぎてからやるようになるからです。

身に覚えのある人もいるのではないでしょうか？

なので、あらかじめ自分の仕事をする時間をロックするために、手帳やアプリに自分の仕事をする時間を入力するのは効果的なのです。その時間は必ず空けるようになりますからね。

そうすれば本人もその時間は頑張ろうという意識になりやすいですし、周り対しては「この時間は頑張るタイムだから」と伝えておくことで、後回しでも良い相談などが仕事に割り込んでくることも少なくなります。とても効率的ですよ！

・仕事の始めと終わりを決める

何か仕事をはじめるときは必ず、いつからはじめて、いつまでに終えるか決めるようにしましょう。

一番わかりやすい例は社内会議だと思います。

ダラダラと会議を行っていませんか？または会議に結論はありますか？

もし結論が出ない、または次につながらない会議であればやめてしまっても良いかもしれません。

少し自社の会議を振り返って検討してみましょう。

まとめ

 いかがでしたでしょうか。

意外と時短は簡単なことの積み重ねでできることが分かってもらえたかと思います。

後は実際に行動してみるしかありません。

今回の記事で取り上げた対処法を一つでも良いので実践してみてください。

残業時間は結構減ると思いますよ！